A partir de 2026 comenzarán a consolidarse importantes novedades en materia de facturación derivadas de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), y de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Estas normas impulsan la implantación de la factura electrónica entre empresas y autónomos y establecen nuevos requisitos para los programas de facturación. Como consecuencia, muchas pymes y profesionales deberán revisar su modelo actual de facturación para adaptarse al nuevo marco normativo.

Cambiar de sistema, ya sea por obligación legal, por un proceso de digitalización o para optimizar costes, implica analizar no solo el software que se utilizará, sino también el impacto que tendrá en la operativa diaria, en la relación con clientes y proveedores y en la gestión financiera del negocio.

Comprender los cambios normativos que introduce la Ley Crea y Crece

El primer paso para preparar el cambio consiste en conocer qué novedades afectan a la facturación en 2026.

Entre las principales destacan:

• La implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, impulsada por la Ley Crea y Crece.
• Los nuevos requisitos destinados a impedir la manipulación de datos contables, derivados de la Ley Antifraude y de la certificación de los programas de facturación.
• La adopción del estándar europeo EN 16931, que unifica el formato de la factura electrónica dentro de la Unión Europea.
• La posibilidad de remitir automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados por el software, conforme al Real Decreto 1007/2023 y a los desarrollos normativos que continúen aprobándose.

En cualquier caso, el calendario definitivo de implantación tanto de la factura electrónica B2B como de los sistemas informáticos de facturación dependerá de los reales decretos que desarrollen estas leyes.

Analiza tu sistema de facturación actual

Antes de iniciar cualquier migración, resulta recomendable realizar una auditoría interna para conocer la situación real del negocio.

Algunas cuestiones que conviene analizar son:

• Si el programa actual permite emitir facturas conforme a la normativa vigente.
• El nivel de automatización existente y la necesidad de introducir datos manualmente.
• La integración con el banco, la tienda online o el CRM.
• El tiempo que se dedica a tareas administrativas relacionadas con la facturación.
• La seguridad del sistema y la existencia de copias de seguridad automáticas.

Muchas empresas descubren durante este análisis que su modelo de facturación ha quedado obsoleto, con procesos repetitivos, errores frecuentes, retrasos en los cobros o dificultades para localizar documentación histórica.

Elegir el sistema de facturación más adecuado

La adaptación a la nueva normativa no consiste únicamente en cambiar de programa, sino en seleccionar un sistema de trabajo que acompañe el crecimiento de la empresa.

Entre las principales alternativas se encuentran:

Sistemas de facturación en la nube (Cloud)

Actualmente son la opción más recomendada gracias a su accesibilidad, actualizaciones automáticas, copias de seguridad y facilidad para integrarse con otras aplicaciones.

Software instalado en local

Puede ser adecuado para empresas que necesitan trabajar sin conexión o requieren un alto nivel de personalización, aunque exige mayor mantenimiento técnico.

ERP o sistemas integrados

Son soluciones orientadas a empresas que desean gestionar facturación, compras, inventario, nóminas y contabilidad desde una única plataforma.

Sistemas de facturación automatizada

Especialmente útiles para negocios con ingresos recurrentes, ya que conectan contratos, tiendas online o entidades bancarias para generar facturas automáticamente.

Sea cual sea la solución elegida, es importante que sea escalable y permita adaptarse sin dificultades a los cambios regulatorios previstos para los próximos años.

Asegurar la compatibilidad con la factura electrónica obligatoria

Aunque la fecha definitiva de implantación dependerá del desarrollo normativo, resulta recomendable implantar desde ahora un sistema preparado para trabajar con los nuevos estándares.

El programa debería permitir:

• Emitir facturas en formato Facturae y conforme al estándar EN 16931.
• Enviar y recibir facturas mediante plataformas de intercambio.
• Integrarse con sistemas como FACeB2B.
• Cumplir con los requisitos de certificación exigidos por la normativa antifraude y la futura implantación de VeriFactu.

Elegir una herramienta preparada desde el principio evitará futuras migraciones y reducirá costes de adaptación.

Revisar los procesos internos de facturación

La transformación no afecta únicamente al software.

También es necesario revisar cómo cambiarán determinados procesos internos relacionados con la gestión administrativa.

Entre ellos conviene analizar:

• El procedimiento para registrar cobros y pagos.
• Los permisos de los usuarios que podrán emitir, modificar o anular facturas.
• La digitalización de presupuestos, contratos y albaranes.
• Los flujos internos de aprobación de facturas.
• La integración del sistema con la gestoría o asesoría fiscal.

Planificar estos cambios antes de implantar el nuevo sistema facilitará una transición mucho más ordenada.

Evaluar el impacto económico del cambio

La implantación de un nuevo sistema puede implicar una inversión inicial, aunque normalmente genera un ahorro considerable a medio y largo plazo gracias a la automatización.

Antes de decidir conviene valorar:

• El coste de licencias o suscripciones.
• Los gastos de implantación y formación.
• El tiempo administrativo que se reducirá.
• La disminución de errores y retrasos en la facturación.
• El impacto que un sistema más eficiente tendrá sobre el crecimiento del negocio.

En muchos casos, el ahorro de tiempo compensa ampliamente la inversión inicial.

Informar a clientes y proveedores

Si cambian los procedimientos de facturación, resulta conveniente comunicarlo con antelación.

A los clientes se les puede informar sobre:

• El uso de la factura electrónica.
• La nueva plataforma de recepción.
• Posibles cambios en los procedimientos de pago.
• La continuidad de la facturación recurrente cuando exista.

Con los proveedores también conviene comprobar que el nuevo sistema pueda recibir y procesar correctamente las facturas electrónicas.

Una buena comunicación evita incidencias durante la transición.

Garantizar la conservación y trazabilidad de la documentación

Antes de realizar cualquier migración, es imprescindible asegurar la correcta conservación de toda la documentación.

Conviene recordar que:

• Las facturas deben conservarse durante cuatro años, según la Ley General Tributaria.
• La documentación contable de las sociedades debe mantenerse durante seis años, conforme al Código de Comercio.

Antes del cambio es recomendable:

• Exportar todo el histórico en formatos seguros como XML, CSV o PDF.
• Mantener copias de seguridad tanto en la nube como en local.
• Verificar que el nuevo programa permite importar correctamente la información histórica.

Una conservación adecuada evitará problemas fiscales futuros.

Planificar una implantación gradual

Para reducir riesgos durante el cambio de sistema es recomendable seguir una implantación progresiva.

Algunas buenas prácticas son:

• Elegir un periodo con menor carga administrativa.
• Realizar pruebas internas antes de comenzar a facturar.
• Mantener ambos sistemas funcionando simultáneamente durante unos días.
• Formar al equipo en el uso de la nueva herramienta.

El objetivo debe ser garantizar que la transición no afecte a la actividad del negocio ni a la relación con los clientes.

Conclusión: la Ley Crea y Crece como oportunidad para modernizar la facturación

La adaptación a la Ley Crea y Crece y a la nueva normativa sobre factura electrónica no debe entenderse únicamente como una obligación legal.

También representa una oportunidad para modernizar la gestión administrativa, automatizar procesos, reducir errores y mejorar el control financiero de la empresa.

Invertir tiempo en seleccionar un sistema de facturación adecuado y planificar correctamente la transición permitirá afrontar los cambios regulatorios con mayor tranquilidad y disponer de una gestión más eficiente, segura y preparada para el crecimiento del negocio