¿Por qué octubre es un mes clave para autónomos y pymes?

Durante octubre se presentan, con carácter general y cuando correspondan según la actividad y situación del contribuyente, diferentes autoliquidaciones y declaraciones relacionadas con el tercer trimestre.

Entre las más habituales se encuentran el modelo 303 de IVA, el modelo 130 para determinados autónomos en estimación directa o las declaraciones correspondientes a determinadas retenciones. Pero octubre tiene una particularidad respecto a otros cierres trimestrales: después de presentar las obligaciones del tercer trimestre comienza la recta final del ejercicio.

Esto permite analizar nueve meses completos de actividad y disponer de una fotografía mucho más precisa de cómo puede terminar el año. Facturación, gastos, márgenes, tesorería y resultado estimado empiezan a ofrecer información suficiente para tomar decisiones con mayor criterio.

• Revisar la facturación antes de preparar la liquidación trimestral

Uno de los primeros pasos debe ser comprobar que toda la facturación del trimestre está correctamente registrada. Conviene verificar las facturas emitidas, las posibles rectificaciones y cualquier operación que pueda afectar a la declaración. Una factura omitida, duplicada o contabilizada incorrectamente puede alterar el resultado de la liquidación y generar diferencias entre la información contable y fiscal.

La revisión también permite analizar algo que va más allá del cumplimiento tributario: cómo está evolucionando realmente la facturación de la empresa. Comparar los resultados con trimestres anteriores ayuda a detectar tendencias y permite comprobar si el negocio está avanzando de acuerdo con las previsiones realizadas al comienzo del ejercicio.

• Comprobar los gastos deducibles

La revisión de los gastos es otro de los puntos fundamentales antes de presentar una liquidación trimestral. Para que un gasto pueda considerarse fiscalmente deducible debe cumplir los requisitos establecidos por la normativa y estar directamente relacionado con la actividad económica.

Por ello, conviene comprobar que los gastos están debidamente justificados y registrados. Octubre también es un buen momento para revisar si existen gastos pendientes de contabilizar o documentación que todavía no se ha facilitado a la asesoría.

Dejar estas comprobaciones para diciembre aumenta el volumen de trabajo y reduce el margen disponible para resolver cualquier incidencia.

• Revisar el IVA soportado y repercutido

En las empresas y profesionales sujetos a IVA, la revisión del impuesto soportado y repercutido constituye uno de los elementos centrales de la liquidación trimestral.

No se trata únicamente de calcular la diferencia entre ambos. También es necesario comprobar que los tipos aplicados son correctos, que las operaciones se han registrado en el periodo correspondiente y que existe coherencia entre las facturas y los registros contables.

Una revisión cruzada permite detectar errores antes de presentar el modelo correspondiente y reduce la posibilidad de arrastrar inconsistencias al siguiente trimestre.

• No esperar a diciembre para pensar en el cierre fiscal

Uno de los errores más habituales entre autónomos y pequeñas empresas es considerar diciembre como el momento para revisar el cierre del ejercicio. Cuando llega diciembre, muchas decisiones ya tienen poco margen.

Octubre permite trabajar con una perspectiva diferente. Con nueve meses de información disponible es posible realizar una estimación razonable del resultado anual y valorar cómo pueden evolucionar los últimos meses. Esta previsión permite estudiar con tiempo posibles inversiones, revisar gastos, analizar la situación de tesorería o anticipar determinadas decisiones empresariales.

La planificación fiscal resulta mucho más eficaz cuando se realiza antes de que termine el ejercicio.

• Analizar la tesorería del último trimestre

El resultado fiscal y la situación de caja no siempre evolucionan de la misma manera. Una empresa puede presentar buenos resultados y, al mismo tiempo, sufrir problemas de liquidez derivados de retrasos en los cobros, concentración de pagos o inversiones realizadas durante el ejercicio.

Por eso, octubre es también un momento adecuado para elaborar una previsión de tesorería hasta final de año. Conviene revisar los cobros pendientes, los pagos comprometidos, las obligaciones tributarias previstas y cualquier desembolso extraordinario que pueda producirse durante noviembre o diciembre.

Disponer de esta información permite anticipar necesidades de financiación y tomar decisiones antes de que aparezcan tensiones de caja.

• Revisar clientes con facturas pendientes

Las facturas pendientes de cobro merecen una atención especial en esta parte del ejercicio. Acumular ventas no cobradas puede ofrecer una imagen engañosa de la evolución del negocio y afectar directamente a la liquidez.

Octubre es un buen momento para revisar la antigüedad de los saldos pendientes, contactar con clientes cuando sea necesario y actualizar las previsiones de cobro. Además de mejorar la gestión financiera, este seguimiento permite disponer de una visión mucho más realista de los recursos con los que contará la empresa durante el último trimestre.

• Comprobar que la documentación está completa

Una parte importante de los errores fiscales no procede de cálculos complejos, sino de documentación que falta, llega tarde o se registra incorrectamente. Facturas recibidas, justificantes, extractos bancarios y otros documentos deben estar correctamente organizados.

Mantener esta documentación actualizada facilita la preparación de la liquidación trimestral y permite que la contabilidad refleje con mayor precisión la realidad del negocio. También reduce considerablemente las prisas cuando se acerca la fecha de presentación.

Los errores más frecuentes en la liquidación trimestral de octubre

Aunque cada negocio presenta circunstancias diferentes, existen errores que se repiten con frecuencia: dejar la documentación para los últimos días, no comprobar que todas las facturas están contabilizadas, incluir gastos sin revisar su deducibilidad o limitarse a presentar los impuestos sin analizar la información obtenida.

Otro error importante consiste en considerar que, una vez presentada la liquidación, el trimestre está completamente cerrado. La información acumulada hasta septiembre puede servir para preparar una previsión del resultado anual y tomar decisiones durante octubre, noviembre y diciembre.

Utilizar octubre para preparar el cierre del ejercicio

Una buena liquidación trimestral debería terminar con una pregunta: ¿qué nos dicen estos nueve meses sobre cómo puede terminar el año? Responderla obliga a mirar más allá de los modelos tributarios.

Es el momento de revisar la evolución de los ingresos, analizar los principales costes, comprobar la rentabilidad, actualizar las previsiones y valorar si existen decisiones que conviene adoptar antes del 31 de diciembre.

La fiscalidad deja entonces de ser únicamente una obligación administrativa y pasa a formar parte de la planificación empresarial.

La importancia de trabajar con una asesoría antes de que aparezca el problema

El papel de una asesoría fiscal no debería limitarse a recopilar documentación y presentar impuestos. Cuando existe información actualizada, el asesor puede ayudar a interpretar la evolución del negocio, detectar posibles riesgos y plantear decisiones con antelación.

Octubre es precisamente uno de los momentos del año en los que este acompañamiento adquiere mayor valor. Todavía existe tiempo para actuar y, al mismo tiempo, ya se dispone de información suficiente para realizar previsiones razonables sobre el cierre del ejercicio.

En GEXES Asesores acompañamos a autónomos, pymes y empresas durante todo el ejercicio para que la gestión fiscal no consista únicamente en cumplir plazos, sino también en disponer de información útil para tomar mejores decisiones.